Hai doanh nghiệp có cùng doanh thu và cùng khoản chi thực tế có thể ra hai số thuế TNDN phải nộp khác nhau, chỉ vì một bên thiếu chứng từ hợp lệ cho một phần chi phí. Chi phí được trừ là khái niệm riêng của pháp luật thuế, không đồng nhất với chi phí kế toán — hiểu đúng ranh giới này giúp doanh nghiệp vừa tối ưu số thuế phải nộp hợp pháp, vừa tránh bị truy thu khi quyết toán. Bài viết hệ thống hoá nguyên tắc, danh mục và các lỗi thường gặp về chi phí được trừ theo quy định hiện hành.
Nguyên tắc chi phí được trừ
Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành (áp dụng từ kỳ tính thuế 2025, kế thừa nguyên tắc của Thông tư 96/2015/TT-BTC và Thông tư 78/2014/TT-BTC trước đây), một khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đồng thời ba điều kiện:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ mức quy định trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
Ba điều kiện này áp dụng đồng thời — thiếu một điều kiện, toàn bộ khoản chi bị loại khi tính thu nhập chịu thuế, dù đã hạch toán hợp lý theo chuẩn mực kế toán. Đây là khác biệt cốt lõi giữa chi phí kế toán và chi phí được trừ khi tính thuế.
Pháp luật thuế không liệt kê một danh sách đóng các khoản chi được trừ, mà quy định theo hướng loại trừ: khoản chi nào không thuộc danh mục không được trừ và đáp ứng ba điều kiện trên đều được trừ. Vì vậy, nắm rõ danh mục không được trừ ở mục dưới quan trọng không kém danh mục được trừ.
Danh mục chi phí phổ biến được trừ
Một số nhóm chi phí phổ biến trong hoạt động sản xuất, kinh doanh thường được trừ nếu đáp ứng điều kiện hoá đơn - chứng từ:
- Chi phí nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ mua vào phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Chi phí tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc trả cho người lao động theo hợp đồng lao động và quy chế của doanh nghiệp, có đầy đủ chứng từ chi trả.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, trích theo phương pháp và khung thời gian quy định.
- Chi phí thuê tài sản, gồm mặt bằng, văn phòng, thiết bị, có hợp đồng và hoá đơn hợp lệ, hoặc chứng từ nộp thuế thay cho bên cho thuê nếu bên cho thuê là cá nhân.
- Chi phí lãi vay phục vụ sản xuất, kinh doanh, trong phạm vi không vượt trần lãi suất theo Bộ luật Dân sự (tối đa 20%/năm — Điều 468 BLDS 2015) đối với vay không phải tổ chức tín dụng, tổ chức kinh tế (theo khoản 10 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP — thay cách xác định "150% lãi suất cơ bản NHNN" trước đây), và mức khống chế riêng 30% EBITDA đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 20/2025/NĐ-CP).
- Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới phục vụ hoạt động kinh doanh, có hợp đồng và chứng từ hợp lệ.
- Các khoản trích lập dự phòng theo đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính, như dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Chi phí đào tạo nghề, chi phí nghiên cứu khoa học, chi tài trợ cho giáo dục, y tế, khắc phục thiên tai theo đúng đối tượng và hồ sơ quy định.
Các khoản không được trừ
Nghị định 320/2025/NĐ-CP (kế thừa và thay thế Thông tư 96/2015/TT-BTC) liệt kê chi tiết các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN, trong đó phổ biến nhất gồm:
- Chi khấu hao tài sản cố định không đúng quy định: tài sản đã khấu hao hết giá trị, tài sản không phục vụ sản xuất kinh doanh, khấu hao vượt mức quy định.
- Chi phí lãi vay vượt mức khống chế theo quy định đối với khoản vay từ đối tượng không phải tổ chức tín dụng, hoặc phần lãi vay tương ứng với vốn điều lệ chưa góp đủ.
- Các khoản tiền phạt vi phạm hành chính về thuế, giao thông, môi trường mà doanh nghiệp phải chịu.
- Chi ủng hộ, tài trợ không đúng đối tượng, không đúng hồ sơ theo quy định, ví dụ tài trợ từ thiện không có hồ sơ xác nhận hợp lệ.
- Chi phí không có hoá đơn, chứng từ hợp pháp, hoặc chứng từ không hợp lệ: hoá đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, hoá đơn khống, hoá đơn ghi sai thông tin bắt buộc.
- Phần chi vượt định mức tiêu hao nguyên, nhiên, vật liệu do doanh nghiệp tự xây dựng nhưng không có căn cứ hợp lý hoặc không thông báo cho cơ quan thuế theo quy định.
- Trích lập quỹ dự phòng, quỹ nghiên cứu khoa học công nghệ vượt mức hoặc không đúng đối tượng, không đúng hồ sơ.
Doanh nghiệp cần rà soát danh mục này khi hạch toán, thay vì chỉ rà soát ở thời điểm quyết toán cuối năm — sửa hạch toán sớm dễ hơn nhiều so với giải trình với cơ quan thuế sau khi đã nộp tờ khai.
Điều kiện hoá đơn – chứng từ
Hoá đơn là điều kiện cần nhưng chưa đủ; hoá đơn phải hợp pháp và khớp với bản chất giao dịch thực tế. Một số điểm doanh nghiệp cần kiểm soát chặt:
- Hoá đơn điện tử phải được lập, ký số và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo đúng quy định về hoá đơn điện tử hiện hành.
- Thông tin trên hoá đơn — tên, mã số thuế, địa chỉ, mặt hàng, đơn giá, thuế suất — phải khớp hợp đồng và thực tế giao dịch; sai lệch thông tin bắt buộc có thể khiến hoá đơn bị coi là không hợp lệ.
- Với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT, áp dụng từ 15/12/2025 theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP), bắt buộc có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; thanh toán bù trừ công nợ hoặc uỷ quyền qua bên thứ ba cần đủ hồ sơ chứng minh để được chấp nhận.
- Mua hàng của cá nhân, hộ kinh doanh không có hoá đơn: doanh nghiệp lập bảng kê thu mua theo mẫu quy định kèm hợp đồng, chứng từ chi tiền, áp dụng cho các mặt hàng đủ điều kiện lập bảng kê như nông, lâm, thuỷ sản mua trực tiếp của người sản xuất.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp thương mại mua lô hàng trị giá 150 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt do đối tác yêu cầu. Hoá đơn đầy đủ, giao dịch có thật, hàng đã nhập kho và bán ra bình thường. Nhưng vì giá trị giao dịch vượt mức bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt mà doanh nghiệp lại trả tiền mặt, toàn bộ chi phí này bị loại khi tính thuế TNDN, dù giao dịch không có dấu hiệu gian lận — chứng từ thanh toán quan trọng ngang điều kiện hoá đơn.
Ở chiều ngược lại, một doanh nghiệp sản xuất chi 80 triệu đồng tiền phạt vi phạm hành chính về môi trường, có đầy đủ chứng từ nộp phạt hợp lệ, nhưng vẫn thuộc danh mục chi phí không được trừ bất kể chứng từ đầy đủ hay không, vì bản chất khoản chi đã bị loại trừ ngay từ nguyên tắc.
Hai ví dụ cho thấy doanh nghiệp cần kiểm tra chi phí trên hai trục: bản chất khoản chi có thuộc danh mục bị loại trừ hay không, và hồ sơ chứng từ có đáp ứng đủ ba điều kiện chung hay không.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí không có hoá đơn nhưng có hợp đồng và chứng từ chuyển khoản có được trừ không? Về nguyên tắc vẫn cần hoá đơn hợp pháp là điều kiện bắt buộc, trừ các trường hợp đặc thù pháp luật cho phép lập bảng kê thay hoá đơn, như mua hàng nông, lâm, thuỷ sản trực tiếp của người sản xuất hoặc mua hàng của cá nhân không kinh doanh. Hợp đồng và chứng từ thanh toán bổ trợ, không thay thế được hoá đơn ở các trường hợp còn lại.
Chi phí phúc lợi cho người lao động có được trừ toàn bộ không? Được trừ nếu chi đúng đối tượng, có hồ sơ, quy chế nội bộ rõ ràng và trong mức khống chế theo quy định, thường tính theo số tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm; phần vượt mức hoặc chi không đúng đối tượng bị loại.
Chi phí lãi vay cho khoản vay từ cá nhân, cổ đông có được trừ không? Được trừ trong phạm vi không vượt trần lãi suất theo Bộ luật Dân sự (Điều 468 BLDS 2015 — tối đa 20%/năm, theo khoản 10 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP), với điều kiện có hợp đồng vay, chứng từ trả lãi hợp lệ và vốn điều lệ đã góp đủ theo cam kết; phần lãi tương ứng với vốn điều lệ chưa góp đủ không được trừ.
Doanh nghiệp tự xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu có bị loại chi phí không? Không bị loại nếu định mức xây dựng hợp lý, có căn cứ và được lưu trữ đầy đủ để giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu; định mức chỉ bị coi là bất hợp lý và bị loại phần vượt khi không có căn cứ thuyết phục hoặc chênh lệch bất thường so với thực tế ngành.
Đặt lịch tư vấn cùng TLA Consulting để rà soát danh mục chi phí được trừ trước khi quyết toán, tránh bị loại chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra.
§B§ Danh mục: HẢI QUAN
