Chấm dứt hợp đồng lao động là một trong những tình huống dễ phát sinh tranh chấp và rủi ro pháp lý nhất trong quan hệ lao động. Doanh nghiệp chấm dứt sai căn cứ, sai trình tự hoặc thiếu nghĩa vụ báo trước có thể phải nhận lại người lao động, trả lương những ngày không làm việc và bồi thường thêm. Bài viết hệ thống hóa căn cứ hợp pháp, nghĩa vụ các bên và trình tự cần tuân thủ.
Các trường hợp chấm dứt hợp pháp
Bộ luật Lao động 2019 liệt kê các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp, phổ biến với doanh nghiệp gồm: hết hạn hợp đồng; hai bên đã hoàn thành công việc theo hợp đồng; hai bên thỏa thuận chấm dứt; người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải; người lao động hoặc doanh nghiệp đơn phương chấm dứt đúng quy định; doanh nghiệp cho thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế, hoặc do chia, tách, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp.
Ngoài ra còn các trường hợp gắn với sự kiện pháp lý ngoài ý chí của doanh nghiệp: người lao động chết hoặc bị tòa án tuyên mất năng lực hành vi dân sự, mất tích, đã chết; bị kết án phạt tù không hưởng án treo, tử hình hoặc bị cấm làm công việc ghi trong hợp đồng; người lao động nước ngoài bị trục xuất hoặc giấy phép lao động hết hiệu lực. Doanh nghiệp cần xác định đúng căn cứ trước khi ra quyết định, vì mỗi căn cứ kéo theo nghĩa vụ khác nhau.
Nghĩa vụ báo trước của mỗi bên
Khi đơn phương chấm dứt hợp đồng đúng luật, cả người lao động và doanh nghiệp phải tuân thủ thời hạn báo trước tương ứng loại hợp đồng: dài hơn với hợp đồng không xác định thời hạn, ngắn hơn với hợp đồng xác định thời hạn, ngắn nhất với hợp đồng dưới 12 tháng — doanh nghiệp nên đối chiếu số ngày cụ thể theo văn bản hiện hành trước khi ra thông báo, vì mốc này ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp pháp của việc chấm dứt.
Người lao động được miễn nghĩa vụ báo trước trong một số trường hợp luật liệt kê: không được bố trí đúng công việc, địa điểm hoặc điều kiện làm việc theo thỏa thuận; không được trả đủ lương hoặc trả lương không đúng hạn; bị ngược đãi, cưỡng bức lao động; lao động nữ mang thai phải nghỉ theo chỉ định của cơ sở khám chữa bệnh; đủ tuổi nghỉ hưu. Về phía doanh nghiệp, pháp luật cũng quy định một số trường hợp không được thực hiện quyền đơn phương chấm dứt, như khi người lao động đang ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp điều trị theo chỉ định, đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, hoặc lao động nữ đang mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
Trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc
Hai loại trợ cấp doanh nghiệp cần phân biệt rõ:
- Trợ cấp thôi việc: áp dụng khi hợp đồng chấm dứt theo căn cứ hợp pháp thông thường (hết hạn hợp đồng, hai bên thỏa thuận, người lao động đơn phương chấm dứt đúng luật...), với điều kiện đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên. Mức trợ cấp tính theo mỗi năm làm việc, do doanh nghiệp chi trả — không áp dụng nếu người lao động đủ điều kiện hưởng lương hưu hoặc tự ý bỏ việc không lý do chính đáng theo quy định.
- Trợ cấp mất việc làm: áp dụng khi doanh nghiệp cho thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế, hoặc chia, tách, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp, với điều kiện đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên. Mức trợ cấp tính theo mỗi năm làm việc nhưng có mức sàn tối thiểu theo số tháng lương quy định.
Thời gian làm việc để tính hai loại trợ cấp trên là tổng thời gian làm việc thực tế, trừ thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được chi trả trợ cấp trước đó, tránh trùng lặp quyền lợi. Doanh nghiệp cần đối chiếu mức lương làm căn cứ tính trợ cấp (thường là lương bình quân theo hợp đồng của một số tháng liền kề trước khi chấm dứt) theo văn bản hướng dẫn hiện hành để tính đúng, tránh khiếu nại.
Trình tự thủ tục để tránh tranh chấp
Doanh nghiệp nên tuân thủ trình tự sau, đặc biệt với trường hợp đơn phương chấm dứt hoặc cho thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ:
- Xác định đúng căn cứ pháp lý và kiểm tra người lao động có thuộc diện được bảo vệ không (thai sản, ốm đau, tai nạn lao động...).
- Ra thông báo bằng văn bản, nêu rõ căn cứ và thời hạn báo trước tương ứng, gửi đúng địa chỉ hoặc phương thức đã thỏa thuận.
- Đối với trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế ảnh hưởng nhiều người lao động, doanh nghiệp phải xây dựng phương án sử dụng lao động, trao đổi với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và thông báo cơ quan quản lý nhà nước về lao động.
- Trong thời hạn luật định kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên phải thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của nhau; thời hạn có thể kéo dài hơn trong một số trường hợp đặc biệt nhưng không quá mức tối đa luật cho phép.
- Doanh nghiệp hoàn thành thủ tục xác nhận và trả sổ bảo hiểm xã hội cùng giấy tờ khác đã giữ của người lao động; cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu được yêu cầu, chi phí sao gửi do doanh nghiệp chi trả.
Lưu đầy đủ hồ sơ chứng minh căn cứ chấm dứt (biên bản đánh giá công việc, hồ sơ xử lý kỷ luật, phương án sử dụng lao động...) là bước phòng ngừa quan trọng nhất, vì gánh nặng chứng minh chấm dứt hợp pháp thường thuộc về doanh nghiệp khi có tranh chấp.
Hậu quả khi đơn phương chấm dứt trái luật
Khi doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, hậu quả khá nặng: phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả lương và đóng bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp trong những ngày không được làm việc, đồng thời trả thêm một khoản ít nhất tương ứng một số tháng lương theo hợp đồng. Nếu người lao động không muốn tiếp tục làm việc, ngoài các khoản trên doanh nghiệp còn phải trả trợ cấp thôi việc; nếu doanh nghiệp không muốn nhận lại và người lao động đồng ý, hai bên thỏa thuận thêm khoản bồi thường không thấp hơn mức sàn luật định. Nếu vi phạm thời hạn báo trước, doanh nghiệp còn phải bồi thường tương ứng tiền lương những ngày không báo trước.
Ngược lại, người lao động đơn phương chấm dứt trái luật thì không được trợ cấp thôi việc, phải bồi thường cho doanh nghiệp theo quy định và hoàn trả chi phí đào tạo nếu có. Doanh nghiệp nên rà soát kỹ căn cứ và trình tự trước khi ra quyết định, tránh rơi vào diện "đơn phương trái luật" với chi phí khắc phục lớn hơn nhiều so với chi phí tư vấn ban đầu.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có được chấm dứt hợp đồng ngay khi người lao động đang nghỉ thai sản không? Không. Đây là một trong các trường hợp doanh nghiệp không được thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.
Trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm có được nhận cùng lúc không? Không. Hai khoản áp dụng cho hai căn cứ chấm dứt khác nhau; người lao động chỉ nhận một loại tương ứng căn cứ chấm dứt thực tế.
Chấm dứt hợp đồng do người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc cần chứng cứ gì? Doanh nghiệp cần có tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc quy định rõ trong quy chế nội bộ và hồ sơ đánh giá thực tế theo tiêu chí đó.
Nếu doanh nghiệp cắt giảm nhân sự do khó khăn kinh tế thì có cần thông báo cơ quan lao động không? Có. Trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế ảnh hưởng nhiều người lao động, doanh nghiệp phải xây dựng phương án sử dụng lao động và thông báo cơ quan quản lý nhà nước về lao động.
Đặt lịch tư vấn cùng TLA Consulting trước khi ra quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, để đảm bảo đúng căn cứ, đúng trình tự và giảm thiểu rủi ro tranh chấp.
